La factura electrónica será obligatoria para los pymes y autónomos

La futura Ley de Creación y Crecimiento empresarial tiene como finalidad potenciar el emprendimiento como factor clave para el desarrollo económico de nuestro país. Tal y como se indica en la exposición de motivos se busca “mejorar el clima de negocios, impulsar el emprendimiento y fomentar el aumento y tamaño empresarial, así como el despliegue de redes de colaboración e interacción”.

La factura electrónica universal será el pilar fundamental de esta nueva iniciativa legal. Este recibo digital aún no está muy extendido en España y, actualmente, sólo es obligatorio en aquellos trámites en los que las empresas y los trabajadores por cuenta propia proveen o dan servicios a las administraciones públicas.

Según un estudio realizado por SERES, aproximadamente sólo un 15% de autónomos y negocios usa facturas electrónicas en España.

Economía aprovechará este proyecto normativo para dar respuesta a la preocupación manifestada desde Bruselas por la morosidad española en las operaciones comerciales. La Comisión Europea dio un ultimátum al Gobierno el pasado mes de julio para poner bajo control los retrasos en los pagos de las Administraciones Públicas, bajo amenaza de sanción. Tenga en cuenta que los períodos medios de pago españoles son los mayores de Europa si se atiende a las denuncias planteadas desde la Plataforma Multisectorial contra la Morosidad.

Según el ministerio, la morosidad es una de las principales causas de los problemas de liquidez y rentabilidad del tejido productivo español, en especial de los autónomos y pequeños negocios. Por ello, la extensión del recibo digital garantizará la trazabilidad y control de pagos entre empresas y trabajadores por cuenta propia. Con esta regulación, el ministerio pretende conocer los plazos efectivos de pago para que se cumplan en los límites acordados a la hora de prestar un servicio.

En la actualidad el art. 1 de la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, y el art. 4 de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre imponen la obligación de la factura electrónica en el marco de la contratación con el sector público. Esto es, hasta ahora, los únicos obligados a facturar electrónicamente son aquellos que mantienen relaciones con el sector público en los términos que se indica en el desarrollo normativo.

Tras un tímido impulso dirigido a extender y fomentar la digitalización del papel, la crisis económica de 2008 derivó en un cierto “parón” en esa tendencia, con la idea de no agobiar con más gastos a las empresas y autónomos.

En los últimos años, la situación ha cambiado, numerosas iniciativas españolas y europeas han venido a dar un nuevo empujón al uso de la factura electrónica. De esta forma, el artículo 12 del Proyecto de la Futura Ley Crea y Crece propone una modificación de la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información. En particular, se introduce un nuevo artículo 1 bis para incluir la obligatoriedad de emitir factura electrónica. Así:

1. Todas las empresas y autónomos deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos;

2. Las facturas electrónicas deberán cumplir con lo dispuesto en la normativa de facturación;

3. Las empresas y autónomos deberán facilitar el acceso a los programas informáticos necesarios para que los destinatarios puedan gestionar sus facturas de manera gratuita durante el plazo general de prescripción de 4 años.

Por lo que respecta a la entrada en vigor o calendario de implantación de esta obligación, su Disposición final quinta también indica que:

• Para las empresas y autónomos con facturación anual superior a ocho millones de euros, la obligación surtirá efectos al año de la publicación en el BOE;
• Para el resto de las empresas y autónomos, a los tres años desde la citada publicación en el BOE.

El incumplimiento de este deber se considerará una infracción administrativa y se podrá sancionar con multas de hasta 10.000 euros.

Es aconsejable que no agote los plazos de implantación y poco a poco vaya formándose de cara al futuro para saber cómo configurar sus facturas. En el caso de aquellas que van destinadas a la Administración ya sabe que, pueden realizarse a través de un programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo en su página web y, para el resto, también podrá, tal y como explican los organismos oficiales, recurrir cualquier programa de facturación al uso. En cualquier caso, estas deberán ir firmadas con el certificado electrónico ya obligatorio para otro tipo de trámites como la autoliquidación trimestral del IVA o la declaración del IRPF.

¿Qué requisitos debe cumplir una factura electrónica?

La factura electrónica, además del consentimiento de su destinatario, debe cumplir las siguientes condiciones desde su expedición y durante todo el periodo de conservación:

• Legibilidad: la factura electrónica pueda ser leída por humanos.
• Autenticidad del origen de la factura: asegurar la identidad del proveedor de los bienes o prestador de los servicios facturados, y la del emisor de la factura, en caso de no ser el mismo.
• Integridad del contenido de la factura:  garantizar que el contenido de la factura no ha sido modificado.

¿Cómo se garantiza la autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica?

La autenticidad del origen y la integridad del contenido de una factura electrónica se pueden garantizar mediante los mismos procedimientos que para una factura en papel, es decir, mediante controles de gestión que permitan crear la pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

No obstante, para el caso particular de la factura electrónica la legislación permite tres procedimientos específicos alternativos que avalan igualmente la autenticidad del origen y la integridad del contenido. Estos son:

• Mediante firma electrónica.
• Mediante intercambio electrónico de datos (EDI).
• Mediante medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

¿Qué ventajas tiene de la facturación electrónica?

• Mejora de la eficiencia.
• Ahorro de costes.
• Integración con las aplicaciones de gestión internas de la empresa.
• Optimización de la tesorería.
• Trazabilidad
• Reducción de tiempos de gestión y rapidez en la toma de decisiones.
• Administración y contabilidad automatizadas.
• Rectificación de acciones erróneas.
• Uso eficaz de los recursos financieros.
• Flujos de transacciones agilizados.

La implantación de la factura electrónica se facilitará con los recursos previstos para la digitalización de las pymes en el Plan de Recuperación. En particular, el Programa Digital Toolkit la incluirá entre los productos y servicios subvencionables.